Gestion bâtiment

Marc l'artisan

La facture de situation, appelée aussi facture d’avancement ou situation de travaux, est un document très utilisé dans le domaine du BTP. Ce système de facturation intermédiaire est particulièrement adapté aux artisans et professionnels du secteur qui doivent gérer des projets et des chantiers sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. Qu’est ce que la facture de situation ? Quels sont ses avantages ? Comment établir une facture d’avancement ? Batappli fait le point.

Facture de situation : définition

Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

La facture de situation est couramment utilisée dans le secteur du BTP et de l’artisanat, mais elle peut également s’appliquer à d’autres domaines impliquant des projets à long terme, comme le développement web. Elle permet de facturer une partie des travaux au fur et à mesure de leur avancement, plutôt que de tout facturer en une seule fois à la fin du chantier.
Tout comme une facture classique, la facture de situation est un document comptable qui a une valeur juridique, commerciale et fiscale. Son format doit respecter les mentions légales obligatoires et elle doit être archivée pendant 10 ans.
L’établissement de factures de situation en cours de chantier doit être mentionné dans le devis initial. Les modalités et la fréquence d’émission des factures doivent être convenues à l’avance entre les parties.

Les avantages de la facture de situation

L’utilisation de factures de situation présente de nombreux avantages pour les professionnels du BTP, ainsi que pour leurs clients.
Pour les entreprises du bâtiment, recevoir des paiements réguliers tout au long du chantier améliore le flux de trésorerie. Ces liquidités permettent de couvrir l’achat de matériel nécessaire aux travaux et de régler les prestataires sous-traitants au fur et à mesure de leurs interventions sur le chantier. D’autre part, les factures d’avancement sécurisent l’activité de l’entrepreneur ou du maître d’œuvre en réduisant le risque d’impayés.
Du côté des clients, les factures intermédiaires permettent de suivre les étapes du projet et de vérifier la conformité des travaux réalisés avec ce qui était prévu lors du contrat. Les dépenses sont échelonnées dans le temps, ce qui facilite aussi la gestion de leurs finances.
Enfin, les situations de travaux en cours de chantier permettent de déceler rapidement les éventuels coûts supplémentaires qui peuvent survenir lors de constructions ou de rénovations. L’émission de factures intermédiaires est un moyen pour l’entreprise de BTP et son client de faire des points d’étape, de trouver des accords et d’éviter un éventuel litige.

La différence entre une facture de situation et une facture d’acompte

La facture de situation et la facture d’acompte sont deux documents comptables qui ont des objectifs et des fonctions bien distincts.
La facture d’acompte est émise avant le début des travaux pour obtenir un premier paiement anticipé et couvrir les frais initiaux du chantier. L’acompte est généralement demandé pour formaliser un engagement du client sur le devis. Il n’y a qu’une seule facture d’acompte par chantier.
La facture de situation est émise au cours de l’exécution du chantier. L’artisan ou l’entreprise de BTP peut émettre plusieurs factures intermédiaires au fur et à mesure de l’avancement des travaux, sur la base du contrat qui a été conclu entre les parties.

Comment établir une facture de situation ?

Le calcul de la facture de situation

Deux méthodes sont généralement utilisées pour calculer le montant d’une facture intermédiaire.

La méthode la plus courante consiste à déterminer un pourcentage d’avancement des travaux et à l’appliquer au montant total du contrat. L’entreprise peut elle-même évaluer ce pourcentage en fonction de critères tels que le nombre d’ouvrages réalisés ou le temps passé sur le chantier. Dans les chantiers les plus complexes, il arrive qu’un expert indépendant soit mandaté pour estimer le pourcentage d’avancement des travaux.

Ex : Une prestation est évaluée à 18 000 eur pour une période de travaux de 3 mois. L’entreprise de BTP peut demander un échelonnement des paiements tous les mois en fonction de la durée passée sur le chantier, soit 6 000 eur par mois pendant 3 mois.

La seconde méthode implique la réalisation de travaux par lots (aussi appelés « marchés »), définis en fonction des corps de métiers. Dans ce cas, la facturation se fait au fur et à mesure de l’intervention des professionnels sur le chantier.

Ex : Un terrassement a lieu en début de projet : on peut émettre une facture de situation pour valider cette étape de la construction et « libérer » le terrassier qui a terminé sa mission, sans attendre la fin totale du chantier.

À noter que le plus souvent, les travaux sont divisés en 3 lots : le gros œuvre, la plomberie et l’électricité.

Les mentions sur la facture de situation

Outre les mentions légales obligatoires, la facture de situation doit faire apparaître les éléments suivants :

• la mention « facture de situation » ;
• le numéro du devis correspondant aux travaux ;
• le numéro de la facture d’avancement ;
• la désignation des lots dans les cas de sous-traitance ;
• la description détaillée des travaux réalisés ;
• le niveau global d’avancement du chantier ;
• le degré d’avancement depuis la dernière échéance facturée ;
• les sommes déjà payées lors des situations de travaux précédentes ;
• le montant de l’acompte versé en début de chantier ;
• les montants unitaires et totaux HT et TTC.

Bon à savoir : les travaux de construction ou de rénovation impliquent généralement la présence d’un maître d’œuvre et d’entreprises sous-traitantes. Dans ce cas, chaque sous-traitant facture son lot à l’entreprise donneuse d’ordre. Celle-ci se charge ensuite d’émettre les factures de situation au client en calculant le pourcentage d’avancement global et en détaillant le degré d’avancement de chaque lot.

Le rôle de la facture de clôture

La facture de clôture, également appelée facture de résiliation ou facture de solde de tout compte, est le document émis en fin de chantier pour régulariser les comptes entre les deux parties et acter la fin du contrat. Elle récapitule les prestations effectuées et les sommes déjà versées par le client et indique le montant restant dû, conformément au devis. La facture de clôture doit comporter les mentions légales obligatoires comme une facture classique.

Conseils pour émettre une facture de situation

Les artisans et les entreprises du BTP peuvent désormais simplifier le suivi financier de leurs chantiers grâce à des logiciels de facturation en ligne tels que Batappli. Ces outils intuitifs offrent une multitude de fonctionnalités pour gagner en efficacité.
Pour l’émission de factures de situation, Batappli permet de saisir des pourcentages d’avancement ou d’appliquer des formules de calcul basées sur les prix unitaires des travaux réalisés. L’utilisation d’un logiciel garantit aussi la conformité des factures grâce à l’intégration automatique des mentions obligatoires, et minimise les risques d’erreur liés au calcul de la TVA.
Batappli accompagne les professionnels du bâtiment dans leur comptabilité et la gestion de leurs situations de travaux.

Modèle de facture de situation