Une facture d’avoir est un document comptable qui permet de rectifier une erreur ou d’annuler une facture déjà émise. Elle est aussi appelée « note de crédit » ou « facture rectificative ». Dans quels cas doit-on émettre une facture d’avoir ? Comment l’établir sans se tromper ? Quelles mentions doit-elle contenir ? Explications et conseils avec Batappli !

 

 

Facture d’avoir : quand l’utiliser ?

Dans quel cas peut-on avoir recours à la facture d’avoir  ?

Depuis la loi anti-fraude à la TVA de 2018, il n’est plus possible de modifier ou de supprimer une facture lorsqu’elle a été émise. Or, dans certains cas, il faut modifier ou régulariser une transaction financière entre un fournisseur et un client. On établit alors une facture d’avoir pour rectifier le montant de la facture initiale. Voici quelques situations dans lesquelles vous pouvez être amené à créer une note de crédit :

• une erreur de facturation :
  Exemple : vous avez facturé une prestation 1 100 € au lieu de 1 000 €, il faudra émettre une facture d’avoir de 100 € ;

• une anomalie sur la facture :
  Exemple : vous avez oublié une mention obligatoire ou vous avez facturé le mauvais client, il faut alors annuler la facture erronée en émettant un avoir, puis en créer une nouvelle ;

• une livraison de marchandises ou une prestation de service non conforme :
  Exemple : Vous devez fournir du matériel sur un chantier, mais le modèle souhaité n’est plus en stock, le client choisit finalement de le remplacer par un produit moins cher. Si la facture a déjà été émise, il faudra établir un avoir correspondant à la différence de montant ;

• un geste commercial :
  Exemple : votre client est insatisfait, mais vous souhaitez maintenir de bonnes relations avec lui et surtout éviter un litige, vous lui proposez pour cela une remise commerciale. Vous devrez alors émettre un avoir pour corriger le montant final à régler.

 

La facture d’avoir en comptabilité

La facture d’avoir est un document obligatoire dès lors que le fournisseur doit de l’argent au client. Elle formalise la reconnaissance de dette et sert à rééquilibrer les comptes.

Un avoir doit être émis et transmis au client, même s’il n’a pas encore réglé la facture initiale. En effet, la loi lui impose d’enregistrer votre facture dès sa réception, même quand elle est erronée. Pour régulariser les écritures comptables dans son logiciel de gestion, il doit donc recevoir de votre part :

• soit un avoir partiel correspondant au montant facturé en trop ;
• soit un avoir total qui annule la facture initiale, accompagné d’une nouvelle facture avec le bon montant.

Et si votre facture a déjà été réglée ?
Vous pouvez lui proposer :

• soit un remboursement ;
• soit une déduction sur un futur chantier, si c’est un client régulier.

 

Ne pas confondre facture d’avoir et escompte commercial

La facture d’avoir a pour objectif de rectifier une facture déjà émise qui ne peut pas être annulée.

L’escompte commercial est une remise accordée lorsqu’un client paie sa facture avant la date d’échéance. Attention, ce procédé ne s’applique pas automatiquement dès qu’un client paie en avance. Il s’agit plutôt d’un argument de vente discuté au moment de la négociation du contrat, qui présente des avantages pour toutes les parties :

• le fournisseur bénéficie d’une trésorerie immédiate ;
• le client obtient une réduction sur la prestation.

L’escompte ne sert donc pas à rectifier une facture incorrecte. Le montant de l’escompte peut être directement déduit de la facture, ou faire l’objet d’un avoir séparé qui accompagne la facture.

 

Facture d'avoir réalisée avec Batappli

 

 

 

Comment établir une facture d’avoir ?

Les règles de l’administration fiscale

L’administration fiscale est particulièrement attentive à 2 points précis :

• la numérotation des factures : celle-ci doit suivre une séquence chronologique continue, sans « trous » (c’est la raison pour laquelle une facture ne peut pas être supprimée) ;
• l’intégrité des informations contenues dans la facture : celles-ci ne peuvent pas être modifiées ou corrigées « à la main » après l’émission de la facture, sous peine de contrevenir au principe d’inaltérabilité des données.

Ces règles permettent au service des impôts de vérifier la traçabilité des transactions et d’identifier d’éventuelles fraudes à la TVA ou dissimulations de recettes.

Les annulations de facture, les remboursements ou les remises commerciales doivent donc faire l’objet de notes de crédit pour rester en conformité avec la loi.

La facture d’avoir doit présenter un numéro unique, comme vos factures habituelles. Il y a 2 options possibles :

• la numéroter à la suite de vos factures (comme dans Batappli);
• ou créer une suite de numéros dédiée aux avoirs.

Bon à savoir : Vous vous êtes trompé en établissant l’avoir ? Il faut alors émettre une nouvelle facture pour annuler cet avoir.

 

Les mentions obligatoires sur la facture d’avoir

La facture d’avoir est établie sous le même format qu’une facture classique. Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires, telles que :

• les coordonnées du fournisseur et celles du client ;
• le numéro du bon de commande ou du devis signé ;
• la date d’émission ;
• la date et le détail de la prestation ;
• le montant hors taxe et le montant TTC ;
• le taux de TVA appliqué ;
• le mode de règlement ;
• la date d’échéance de facture ;
• le taux de pénalité et l’indemnité forfaitaire en cas de retard.

Ce qui change entre un avoir et une facture :

• le mot « avoir » ou « facture d’avoir » ou « note de crédit » doit apparaître en lieu et place du mot « facture » ;
• l’avoir doit impérativement mentionner le numéro de la facture à laquelle il fait référence : « avoir sur facture n°…. , émise le… » ;
• l’avoir doit préciser les prestations (et le taux de TVA associé) sur lesquelles portent les modifications.

 

Comment faire apparaître la TVA sur une facture d’avoir ?

Le montant et le taux de TVA doivent apparaître sur toutes vos factures : il en est de même pour vos factures d’avoir. S’il s’agit d’un avoir partiel, vous devez préciser la prestation qui donne lieu à l’avoir et le taux de TVA correspondant (TVA à taux normal 20 %, intermédiaire 10 % ou réduit 5,5 %). Dans le cas d’une facture, vous collectez la TVA, dans le cas d’un avoir, vous déduisez la TVA.

NB : Si vous êtes en micro-entreprise et en franchise de TVA, le taux à mentionner sur l’avoir est de 0 % comme sur vos factures.

 

Les sanctions en cas de non-conformité

Tout comme une facture, la facture d’avoir est valide pendant 5 ans (sauf dispositions contraires dans les conditions générales de vente), et doit être conservée pendant 10 ans.

Attention, une facture d’avoir non conforme peut vous exposer à des sanctions financières :

• 15 € par mention manquante ou erronée sur facture (plafonnée au quart du montant total de la facture) ;
• une amende de 50 % du montant si votre facture d’avoir ne comporte pas de numéro unique (cela peut être considéré comme défaut de facturation).

 

 

Modèle de facture d’avoir

Batappli vous propose un modèle de facture d’avoir : découvrez-la ci-dessous.

 

Batappli accompagne les artisans et professionnels du BTP dans la création de leurs documents comptables et les factures d'avoir. Utiliser un logiciel de gestion réduit le risque d’erreur et d’oubli, grâce aux formats de factures prêts à l’emploi et faciles à remplir. L’annulation d’une facture se fait en 2 clics, et la numérotation chronologique est respectée : vous avez ainsi l’assurance d’être en conformité avec la législation en vigueur.

 

Simplifiez votre comptabilité avec Batappli !