Conseils pro

Marc l'artisan

La facture est un document comptable obligatoire lors de toute prestation commerciale. À ce titre, elle est encadrée par la législation et doit respecter un certain nombre de règles. Par exemple, elle ne peut pas être modifiée une fois émise.

Cependant, des erreurs de facturation peuvent survenir : que faire dans ce cas ? S’il ne faut surtout pas modifier la facture originale, on peut alors avoir recours à la facture rectificative qui, comme son nom l’indique, viendra corriger l’erreur initiale.

Mais comment la réaliser en conformité avec la législation ? Que vous soyez une entreprise du bâtiment ou un artisan, Batappli vous livre toutes les informations à connaître sur la facture rectificative.

La facture rectificative, c’est quoi ?

Comme son nom l’indique, une facture rectificative vient annuler et remplacer une facture précédemment émise. Une facture est en effet un document officiel : une fois envoyée au client, celle-ci ne peut pas être modifiée.

Il y a deux raisons à cela. Tout d’abord, la numérotation des factures doit être continue : il ne doit pas y avoir de “trou”, avec un numéro manquant qui proviendrait d’une suppression de facture. De plus, le principe d’inaltérabilité des opérations fiscales empêche toute modification d’une facture après envoi au client.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?

Si vous avez créé une facture sans l’avoir encore envoyée à votre client, vous pouvez la détruire et la créer à nouveau. Une fois la facture transmise à une entreprise ou à toute administration, vous ne pouvez plus la modifier ni la supprimer. Il vous faut alors créer une facture rectificative.

Bon à savoir : Une facture rectificative doit être envoyée dans un délai de 4 ans maximum après envoi de la facture d’origine.

Recours à la facture rectificative et différence avec l’avoir

Percevoir une erreur dans une facture peut arriver à deux moments : après émission de cette facture, mais avant le paiement du client, ou après le paiement. Une fois la facture payée, la démarche change un peu. Il faut alors distinguer facture rectificative et facture d’avoir : voyons cela en détail.

Avant paiement du client

Si vous avez envoyé la facture, mais que celle-ci n’est pas encore payée, il vous suffit de prévenir votre client et d’émettre une facture rectificative selon le processus détaillé ci-dessous, en faisant référence à la facture annulée.

Le montant de la facture n’ayant pas été réglé, vous n’avez rien d’autre à faire : la facture rectificative est celle qui fait foi, que ce soit pour une vente de biens ou de services.

Après paiement du client

Si la facture comportant une erreur a déjà été payée par votre client, il va non seulement falloir l’annuler et la remplacer, mais également rembourser votre client. On a dans ce cas recours à une facture d’avoir, aussi appelée “note de crédit”. Celle-ci présente un montant négatif, qui est le crédit dont dispose votre client pour régler de futures prestations.

Cette facture d’avoir doit comporter les mêmes mentions obligatoires que toute facture (rappelées ci-dessous), avoir son propre numéro, distinct de la facture d’origine, et présenter la mention “facture d’avoir”.

Vous souhaitez limiter les erreurs dans l’émission de vos factures ? Utilisez un logiciel de facturation : en automatisant certains processus, un logiciel vous aide dans la gestion de vos factures et devis, de leur conception à leur émission.

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Comment émettre une facture rectificative ?

Comme pour tout document de comptabilité, émettre une facture rectificative nécessite de respecter certains paramètres.

Comment faire pour émettre une facture rectificative ?

Vous vous rendez compte d’une erreur sur une facture : la première chose à faire est de prévenir votre client. Ainsi, celui-ci ne procédera pas au paiement et vous éviterez alors certaines démarches, comme le versement de l’avoir.

Ensuite, créez une nouvelle facture, qui sera la facture rectificative. Celle-ci reprend tous les éléments de la facture initiale, avec un nouveau numéro. Même si cela n’est pas obligatoire, nous vous conseillons d’inscrire la mention “Facture rectificative” en haut de celle-ci, de manière à gagner en clarté et à la retrouver facilement.

Transmettez-la ensuite à votre client. De la même manière, n’hésitez pas, lors de l’envoi, à écrire un message à votre client tel que :

“Veuillez trouver la facture rectificative n°XXX, qui annule et remplace la facture n°XXX.”

Vous pouvez également insérer cette note sur la facture elle-même.

Les mentions obligatoires

Comme toute facture, la facture rectificative doit comporter des mentions obligatoires. Celles-ci sont les suivantes :

• nom et numéro SIRET de l’entreprise fournisseur (vendeur) et du client (acheteur) ;
• numéro de la facture et date d’émission ;
• date de la vente ou prestation de services ;
• description des biens ou services vendus avec, depuis le 1er juillet 2024, le type d’opération ;
• prix hors taxes unitaire, quantité vendue, prix hors taxes total et prix total toutes taxes comprises ;
• adresse de facturation et adresse de livraison si différente (depuis le 1er juillet 2024) ;
• taux de TVA appliqué ;
• date d’échéance et conditions de paiement.

Bon à savoir : Prévu par la loi de finances 2021, le déploiement de la facturation électronique se généralise entre 2024 et 2026. La facture rectificative est concernée par cette réforme, notamment prévue pour limiter les erreurs de facturation. Celle-ci rendra impossible toute annulation de facture déjà émise.

Vous pouvez déjà émettre et recevoir des factures sous format électronique : artisans et professionnels du BTP, n’hésitez pas à vous renseigner pour anticiper ces changements, qui seront progressivement obligatoires.

La question de la TVA

La question de la TVA se pose lorsqu’une facture a été émise et déjà payée par le client, et que l’entreprise du vendeur souhaite lui accorder un rabais. Il faut alors créer une note de crédit pour rembourser le client du montant de ce rabais.

Pour ce faire, vous devez :

• émettre une note de crédit qui fasse référence à la facture initiale (numéro et date de la facture) ;
• porter la mention “rabais net de taxe” sur la note de crédit (ou facture d'avoir), si vous ne souhaitez pas récupérer le taux de TVA correspondant à la remise accordée au client ;
• au contraire, si vous souhaitez récupérer le taux de TVA, la note de crédit doit mentionner les deux montants, à savoir le montant hors taxes du rabais et le montant de la TVA correspondante.

Votre entreprise pourra ainsi demander à l’administration fiscale le remboursement de cette TVA.

Pour tout savoir sur la facturation et les actualités légales, n’hésitez pas à suivre le blog Batappli !