Gestion bâtiment

Marc l'artisan

Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ? En tant que micro-entrepreneur, TPE ou PME du bâtiment, vous devez parfois réclamer un paiement à vos clients.

Quelles mentions doivent figurer sur cette lettre ? À quel moment faut-il envoyer le courrier ? Quelles sont les phases du recouvrement à l’amiable ? Batappli vous offre des modèles de lettres de relance et quelques conseils pour éviter le défaut de paiement.

Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ?

À quel moment faut-il envoyer la lettre de relance ?

Votre facture est arrivée à échéance et vous n’avez pas reçu le paiement de votre client. Vous pouvez le relancer dès la date d’échéance de la facture. Cette première étape peut se faire de manière informelle par un appel téléphonique ou par mail, selon les relations que vous entretenez avec le débiteur. Néanmoins, une relance par mail permet de laisser une trace horodatée qui pourra servir de preuve en cas de contentieux.

Attention : il existe des délais de prescription au-delà desquels il n’est plus possible de réclamer une créance, à savoir :

• 5 ans pour les professionnels ;
• 2 ans pour les particuliers.

Les mentions à indiquer sur une lettre de relance

Dans votre lettre de relance, vous devez expressément demander à votre client débiteur de régulariser la situation et de procéder au paiement. Mais pour qu’il comprenne rapidement à quelle facture vous faites référence, vous devez aussi préciser les mentions suivantes :

• le numéro de la facture concernée ;
• le montant de la créance ;
• la date d’échéance de la facture ;
• le nombre de jours échus ;
• les conséquences auxquelles s’expose le client en cas de non-paiement.

Ce document peut aussi être utilisé dans un second temps, en cas de procédure de recouvrement judiciaire. Il est donc important d’être précis dans la formulation de votre demande. N’oubliez pas de joindre une copie de la facture avec votre lettre de relance.

Les étapes du recouvrement amiable et les modèles de lettres de relance

Il faut distinguer le recouvrement amiable du recouvrement judiciaire :

• le premier englobe l’ensemble des actions et des courriers que vous adressez au client pour rechercher un accord amiable ;
• le second consiste à saisir la justice pour régler le litige entre le créancier et le débiteur.

Dans le cadre d’une recherche de solution à l’amiable, il n’existe pas de cadre légal fixant le nombre de courriers à envoyer. En pratique, on utilise trois types de lettres de relance successives.

Une première lettre de courtoisie

Sur un ton neutre, rappelez à votre client l’existence de sa dette, ainsi que les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement auxquelles il s’expose sans action de sa part.

Une deuxième lettre d’avertissement

Si la situation n’évolue pas, envoyez-lui une seconde lettre de relance sur un ton plus ferme et de façon plus formelle (en recommandé avec accusé de réception), dans laquelle vous le prévenez d’une possible mise en demeure en cas de non-réponse.

Une troisième lettre de mise en demeure

Si rien n’a fonctionné à ce stade, il faut alors envoyer une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, expliquant au client débiteur que c’est la dernière étape avant le déclenchement d’une procédure judiciaire pour créance impayée.

La phase de recouvrement « amiable » est incitative, mais pas obligatoire. Seul l’envoi d’une lettre de mise en demeure est exigé pour engager des poursuites judiciaires.

Factures impayées : les conseils de Batappli

Privilégier le dialogue et les solutions à l’amiable

Dans la majeure partie des cas, les relances amiables sont suffisantes pour résoudre les situations d’impayés. Non seulement elles permettent de préserver de bonnes relations avec le client, mais elles évitent aussi des procédures judiciaires longues et coûteuses.

Voici les raisons principales qui expliquent une facture impayée :

• un oubli ou un retard administratif chez votre client : c’est un phénomène très courant dans les grosses entreprises qui doivent traiter un grand volume de factures. Une simple lettre de relance amiable suffit en principe à régulariser les comptes ;  
• un problème de trésorerie chez votre client : son entreprise est en difficulté financière et il ne peut pas vous payer pour le moment. Vous pouvez lui proposer un échéancier pour lisser son règlement dans le temps ;
• une insatisfaction liée à votre travail ou un désaccord sur le montant final : votre client conteste la somme facturée (totale ou partielle) et bloque le règlement. Cherchez un compromis pour désamorcer la situation (service offert, remise commerciale, etc.).

Quelques conseils pour se prémunir contre le risque de non-paiement

Pour assurer le paiement d’un chantier, quelques bonnes pratiques peuvent être mises en place en amont des travaux.

Remettez tout d’abord au client un devis précis et détaillé qui mentionne clairement les conditions de paiement. Demandez un acompte avant le début des travaux, et un paiement échelonné tout au long du chantier. Enfin, vérifiez la solvabilité des clients (extrait Kbis, comptes annuels, enquête de réputation, etc.).

Une fois le chantier terminé, n’hésitez pas à émettre et transmettre votre facture sans délai, et ce dès la fin de la prestation. Puis, suivez régulièrement le paiement des factures et les dates d’échéance pour déceler les anomalies rapidement. Vous pouvez également envoyer un message de rappel à votre client quelques jours avant la date d’échéance de la facture.

Lettres de relance automatiques avec Batappli en ligne

Lettre de relance pour facture impayée : les atouts du logiciel Batappli

Batappli vous propose de multiples fonctionnalités pour vous aider à garder une bonne santé financière. Les tableaux de bord vous permettent de suivre en un clin d’œil l’état de votre trésorerie et de connaître le statut de vos factures. Le logiciel peut générer automatiquement vos lettres de relance. Batappli simplifie le quotidien des artisans et des professionnels du bâtiment dans leur facturation et leur gestion administrative.

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