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Marc l'artisan

Lorsque l’on vient de lancer son entreprise, il est facile de confondre deux documents incontournables dans l’activité d’un entrepreneur : le devis et la facture.

Définition, objectifs, moment d’émission, contenu et durée de validité, Batappli vous donne tous les éléments afin de mieux comprendre ce qui distingue un devis d’une facture.

Définition et objectifs d’un devis

Un devis est un document contractuel qu'un vendeur ou un prestataire de services envoie à un client potentiel avant la réalisation d'une vente ou d'une prestation. Il contient des informations sur les produits ou services proposés, leur prix unitaire, la quantité, les frais supplémentaires, la TVA et le coût total estimé.

Le devis n’est pas obligatoire, mais il peut être utilisé par l’entreprise comme base de négociation avec le client. Celui-ci peut demander des modifications ou des ajustements du devis avant de l'accepter. Il peut également s’en servir afin de comparer les offres de différents prestataires et de choisir la meilleure offre en fonction de ses critères (prix, délais, garanties, etc.).

Il permet également au vendeur ou au prestataire de services d'estimer le coût de la prestation ou du produit et de vérifier sa rentabilité. En mentionnant les conditions de vente, les modalités de paiement, les délais, etc., il permet également, en cas de désaccord avec le client, de protéger le vendeur.

Les différents types de devis

Il existe deux grands types de devis pour les professionnels du bâtiment :

• le devis descriptif qui mentionne une description technique détaillée des travaux à réaliser et des matériaux à utiliser pour réaliser le projet de construction ;
• le devis quantitatif qui détermine les quantités prévisionnelles réparties par poste que nécessitera le projet de construction. Il permet d’estimer les coûts en amont et constitue la base de l’appel d'offres.

Définition et objectifs d’une facture

Une facture est un document comptable fiscal et juridique qui prouve la réalisation de la vente et sert de base à la facturation. La facture est utilisée pour la comptabilité, la gestion des stocks, la déclaration de TVA et les relations commerciales. La facture permet au vendeur de suivre ses ventes et ses encaissements, et de déclarer sa TVA.

Elle est obligatoire et constitue une preuve de la vente ou de la prestation réalisée. Elle représente également une obligation de paiement pour le client. Elle permet de savoir qui a payé, qui doit payer, quand et combien.

De plus, la facture permet de détailler les produits ou services vendus, leur prix unitaire, la quantité, les frais supplémentaires, la TVA et le coût total de la transaction. Elle permet également de limiter les risques de litige en cas de désaccord avec le client en mentionnant de manière détaillée les modalités de paiement, les délais, les garanties, etc.

Les différents types de factures

Il existe plusieurs modèles de factures en fonction de l’objectif :

• la facture d’acompte se caractérise par le versement d’une somme avant la finalisation de la vente ou du service ;
• la facture proforma est un document délivré par le prestataire afin de permettre au client de connaître le coût de la transaction avant que le travail ne soit effectué. Elle n’a cependant pas de valeur comptable ou juridique ;
• la facture situation travaux est une facture qui tient les comptes de l’avancée des travaux. Elle contient le pourcentage d'ouvrages déjà réalisés et le montant à payer. Elle permet d’étaler les paiements dans le temps ;
• l’avoir sur facture est utilisé pour apporter des modifications à une facture afin de rectifier une erreur, appliquer un remboursement ou une réduction ;
• la facture finale ou de solde marque la clôture d’une transaction commerciale. Elle reprend le prix total des services effectués en déduisant les acomptes.

Les principales différences entre un devis ou une facture

Le moment d’émission

Le devis est émis avant la réalisation du contrat, tandis que la facture est émise après. Le devis permet au client de connaître le coût prévisionnel de la prestation ou du produit avant de s'engager, tandis que la facture permet de facturer le client pour le service ou le produit effectivement fourni.

La valeur d’engagement du document

Le devis n'engage pas les parties prenantes du projet, il s'agit simplement d'une proposition commerciale. Le client peut accepter ou refuser le devis, et le vendeur peut modifier le devis avant la réalisation de la vente. Par contre, une fois que le devis est signé, celui-ci se change en contrat. Le client est dans l’obligation de payer la prestation ou le produit.

La facture engage le client à payer le montant indiqué et le vendeur à fournir les biens ou les services facturés. La facture constitue une obligation de paiement pour le client et une créance pour le vendeur.

Le contenu et les mentions obligatoires

Le devis contient une description détaillée de la prestation ou du produit, le prix unitaire, la quantité, le montant total hors taxes et les taxes applicables. Il peut également contenir des informations sur les modalités de paiement, les délais de livraison, les garanties, etc.

La facture, quant à elle, contient les mêmes informations que le devis, mais reflète les montants définitifs et les détails exacts de la transaction : la date d'émission, le numéro de facture, les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, la date et le délai de paiement, les éventuelles réductions commerciales et les pénalités de retard.

La facture doit également respecter les mentions obligatoires prévues par la loi, telles que le taux de TVA applicable, le numéro de TVA intracommunautaire, etc.

Le devis doit également disposer de mentions obligatoires propres au devis, telles que la désignation précise de la prestation, le détail des tâches ou les quantités exactes.

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La durée de validité

Le devis a une durée de validité limitée, généralement de quelques semaines à quelques mois. Cette durée de validité est mentionnée sur le devis. Au-delà de cette durée, le devis n'est plus valable et le vendeur peut modifier les prix ou les prestations proposées.

La facture a une durée de validité illimitée. Elle doit être conservée pendant un minimum de 10 ans par le vendeur et le client, conformément à la législation en vigueur.