Nos conseils pour partir en vacances l’esprit tranquille

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Ça y est, nous y sommes, bientôt le début du mois d’août et enfin l’heure des vacances tant attendues et méritées pour beaucoup d’entrepreneurs.
Vous êtes ainsi nombreux à vous apprêter à basculer en mode “off” pour plusieurs jours ou semaines !

Toutefois, avant de boucler vos valises et d’enfiler vos maillots de bain, avez-vous bien finalisé vos dossiers importants et anticipé votre rentrée ?

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1. Envoyez des relances

Si certaines choses peuvent attendre votre reprise, d’autres doivent idéalement être réglées avant de partir. Il s’agira notamment d’avoir envoyé tous vos devis, confirmé les dates de vos chantiers dès votre retour et surtout d’avoir effectué vos relances de factures impayées.

Pour cela, utilisez les tableaux de bords dans Batappli. Ils vous permettront de visualiser l’état des lieux sur votre période d’absence et d’envoyer automatiquement le courrier de relance (courrier que vous avez préalablement créé) ou bien un SMS, s’il vous reste suffisamment de crédit (crédit que vous pouvez d'ailleurs renouveler à tout moment auprès de SMSmode en passant par la rubrique outils de Batappli).

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2. Réalisez des sauvegardes

Vous utilisez Batappli en ligne ? Ne vous occupez pas de votre sauvegarde, on s’en occupe pour vous.

Vous utilisez Batappli sur votre poste de travail ? Nous vous invitons à réaliser une copie de vos disques. Pour vos données Batappli, pensez à les sauvegarder à distance en vous rapprochant de notre Service Clients !

3. Communiquez sur vos congés

Vous pouvez également créer un message d’absence qui informera automatiquement tous ceux qui vous adresseront un email.
Sachez que les paramètres de votre messagerie électronique vous permettent de choisir ceux à qui vous voulez envoyer un message, par exemple si leur email comporte en objet «demande d’informations» ou «devis».

Pensez aussi à changer votre messagerie téléphonique (téléphone mobile et/ou standard téléphonique) pour communiquer sur vos dates de congés et de reprise d’activité.

4. Pensez à vos chantiers programmés...

Vos tableaux de bord vous permettent en effet de vérifier que vous n’aviez pas programmé de chantier à débuter pendant votre période de vacances…
Et si vous sentez que vous serez dans l’impossibilité de boucler tous vos chantiers dans les temps : avertissez au plus tôt vos interlocuteurs !

... et à vos échéances fournisseurs

Nos conseils valent aussi pour vos propres échéances vis-à-vis de vos fournisseurs et surtout de l’administration, notamment l’Urssaf, qui au grand regret de beaucoup, part rarement en vacances... Prévoyez notamment que vos prélèvements obligatoires puissent être réalisés sans faire basculer vos comptes dans le rouge.

5. Gardez un oeil du côté des commandes fournisseur

Même si vous rêvez davantage au sable fin entre vos orteils, faites l'état de vos stocks. Envoyez sans attendre vos commandes qui permettront de redémarrer sereinement votre activité à la rentrée. De même, établissez votre liste de courses de matériels et matériaux à acheter dès votre reprise.

Pensez aussi que ce mois d’août est traditionnellement celui où le plus d’entreprises ferment leurs portes pour les congés annuels. Si cela est votre cas, c’est probablement aussi celui de vos fournisseurs. Passez leur ainsi un coup de fil pour connaître leurs dates de fermeture et de ré-ouverture et surtout vérifier les délais de fabrication ou d’expédition de vos commandes et s’ils confirment bien vos livraisons pour la rentrée !

6. Profitez-en pour faire du rangement

Dans votre entrepôt, nous vous conseillons de vider les réservoirs de vos machines, de mettre à l’abri les papiers de vos véhicules bien loin des boîtes à gants et des pare-soleils et d’éviter de laisser les clefs du tractopelle sous le siège...

Faites le tour de votre cour pour en vérifier le côté «hermétique» et prévenir toute chute intempestive de matériel ou matériaux en cas de gros vent. Pensez à ranger en armoire forte vos équipements sensibles, notamment électroportatifs.

Enfin, vérifiez les piles et fonctionnements de vos détecteurs et autres alarmes et que tous vos bidons de produits toxiques ou explosifs sont à l’abri de tout risque d’échauffement, d’évaporation ou d’inondation...

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre assureur afin qu’il vous prodigue plus de conseils en vue de prévenir tout risque de vol ou d’accident.

De même, pensez que certains commissariats de police ou brigades de gendarmerie organisent des rondes de vigilance durant l’été. Vous pouvez ainsi les sensibiliser à votre fermeture annuelle. De même qu’à vos voisins, à qui vous pouvez confier votre numéro de portable, s’ils ne partent pas aussi...

En dernier lieu, comme à votre domicile avant de prendre la route, faites un dernier tour de vos bureaux pour éteindre ou débrancher ce qui n’est pas essentiel (ce qui vous permettra en plus de faire quelques économies d’électricité) et enfin vérifier que vos portes, fenêtres et volets soient bien clos.

Bonnes vacances à tous !

Quant à nous, nous restons joignables tout l'été, donc n'hésitez pas à nous contacter si besoin !