Mises en page : comment s’organiser pour disposer de documents tout neufs ?

L'image de son entreprise à travers les documents que l'on transmet.

Les devis, factures et autres documents remis à ses prospects et clients sont autant de « traces » de son entreprise. C’est pourquoi, depuis toujours, Batappli permet à ses utilisateurs d’utiliser des mises en page à leur image à travers un service exclusif de graphistes.
Ce service est une option facultative. L’utilisateur peut modifier à sa guise ses mises en page ou bien créer de nouveaux types de documents grâce à un outil d’édition intégré à Batappli.

S’il manque de temps ou souhaite éviter les fausses manips, un utilisateur Batappli peut souscrire une prestation payante de modification de ses modèles. Dans ce cas, c’est un graphiste Batappli qui modifie les modèles ou en crée de nouveaux. Certains demandent aussi un petit ménage pour supprimer des mises en page inutiles et inutilisées.

Pour faciliter cette « rénovation », il est nécessaire de bien s’organiser.

Et comme pour tout chantier, il faut avant tout le préparer convenablement ! Nous rappelons que le service graphisme de Batappli n’est pas automatisé : il s’agit de « vrais » graphistes qui se penchent sur chaque logo de mise en page.

Bien évidemment, ils s’occupent de plusieurs dossiers en parallèle. Cette précision est notamment utile lorsqu’un utilisateur envoie via la messagerie du service client ou de la télémaintenance, des e-mails en vrac sans objet, sans nom ou référence de société, voire sans commentaire. Avouez qu’il serait difficile pour les graphistes de s’y retrouver entre tous les logos, photos ou lignes de texte hors contexte. Ainsi, une procédure a été mise en place pour faciliter cet échange.
Quant à l’utilisateur : c’est du temps et du stress inutile.

Suivez la procédure instaurée par Batappli

Cette procédure vise tout d’abord à vérifier ses mises en page actuelles. Est-ce qu’il s’agit des modèles standard fournis avec Batappli ? Les mises en page ont-elles déjà été créées par le service graphisme ? Ont-ils été modifiés depuis grâce à l’outil d’édition fourni avec Batappli ? Parfois ces corrections ou ajouts portent sur un élément de détail : un numéro de téléphone ou d’assurance décennale, un label ou une mention légale obligatoire qui se sont ajoutés...

C’est pourquoi il existe un bouton «Envoyer les mises en page au SAV Batappli» directement dans l’onglet «Outils/ Mises en page» de Batappli. Cet envoi est nécessaire en parallèle du formulaire papier servant à préciser dans les différentes parties du document ce qui devra être modifié, ajouté ou supprimé. Plus l’utilisateur est clair, meilleure sera la réponse fournie et plus court sera le délai de prise en charge.

Voir le tutoriel d'envoi de modèles.

Il est aussi nécessaire d’adresser en format .jpeg les logos ou attestations qui apparaitront dans les documents (par exemple pour les attestations Qualibat ou les certificats d’assurance). Comme indiqué, il est conseillé de regrouper tous ces éléments dans un même e-mail, en précisant l’objet et surtout le nom de sa société.

Bien évidemment, cette prestation étant payante, elle ne débutera qu’une fois le règlement reçu. Si nécessaire le graphiste prendra contact avec l’utilisateur par email ou téléphone afin de clarifier ou de préciser certaines annotations. La dernière étape sera de valider le bon à tirer (BAT) avant de télécharger et d’intégrer les nouvelles mises en page reçues par email.

Qu'est-ce qu'un bon à tirer ?

La validation du Bon A Tirer valide définitivement les mises en page réalisées par le graphiste, cette validation déclenche la livraison et clôture la demande.
Une nouvelle modification de mise en page fera l’objet d’une nouvelle demande de prise en charge, avec le même formulaire. 

Bien évidemment : l’utilisateur doit absolument éviter entre la demande de modification et l’intégration des nouvelles mises en page d’intervenir lui-même sur ses mises en page.

Il faut noter que toute demande de modification ultérieure à la signature du BAT et à l’envoi des éléments fait logiquement l’objet d’une nouvelle prise en charge et d’une facturation complémentaire.

Pour plus d’informations, consultez la page dédiée sur les modifications de mises en pages, ou contactez le Service Clients Batappli au 04 99 13 32 00.