La facture proforma : définition, usages et modèle

La facture proforma tire son nom de la locution latine « pro forma » qui signifie « pour la forme ». Contrairement à ce que son nom indique, la proforma n’est pas une facture, mais ce n’est pas non plus un devis. À quoi renvoie-t-elle donc ? Quand utilise-t-on ce document ? Comment établir une facture proforma ? Batappli vous explique tout.

La facture proforma : qu’est-ce que c’est ?

Facture proforma : définition

La facture proforma ressemble à une facture définitive, mais elle n’a pas la même fonction. C’est un document provisoire souvent utilisé dans le cadre d’une négociation commerciale entre un vendeur et un acheteur. Elle peut aussi constituer un support pour effectuer des formalités douanières ou lancer une demande de crédit. La facture proforma n’est pas destinée à être utilisée pour la facturation.

Le rôle de la facture proforma

Le rôle de la facture proforma est uniquement commercial ou informatif : celle-ci n’a pas de valeur légale ou juridique. Elle n’engage pas les parties, et n’a pas vocation à recevoir une signature. Le vendeur ne peut pas exiger un paiement à un acheteur sur la seule base d’une proforma. De la même manière, le vendeur n’est pas tenu d’exécuter la prestation détaillée dans la proforma. La facture proforma n’a pas non plus de valeur comptable : ainsi, elle n’est pas enregistrée dans les livres comptables de l’entreprise et ne peut pas être utilisée pour effectuer une déclaration fiscale.

Les différences entre facture proforma et facture définitive

La facture définitive a plusieurs fonctions. Elle prouve l’existence d’une transaction commerciale entre deux parties et permet de réclamer un paiement à un client. La facture, une fois émise, est définitive. On ne peut plus la modifier ou la supprimer. Conformément aux règles de facturation, elle comporte un numéro unique, qui respecte une séquence chronologique ininterrompue. Elle est enregistrée en comptabilité et est utilisée pour la déclaration de TVA.

Au contraire, la facture proforma est un document modifiable, qui peut être rectifié plusieurs fois au cours des discussions entre un fournisseur et son client. Il n’est pas nécessaire de lui attribuer un numéro. Si elle en a un, il doit être différent de la suite des numéros utilisés pour les factures définitives.

Quelle est la différence entre une facture proforma et un devis ?

La facture proforma et le devis présentent des similitudes : ce sont deux documents qui récapitulent les conditions d’une offre commerciale. Pourtant il ne faut pas les confondre.
Le devis a la même valeur juridique qu’un contrat. Une fois signé par le client avec la mention « bon pour accord », il engage les deux parties à respecter les termes indiqués dans l’offre. Le vendeur ne peut plus se rétracter et l’acheteur ne peut plus négocier le prix. En revanche, le devis n’est pas une pièce comptable.

Bon à savoir : Depuis 2017, le devis pour travaux est obligatoire pour les artisans et professionnels du BTP, sauf pour les réparations d’urgence.

Exemple de facture proforma réalisée avec Batappli

Dans quels cas a-t-on recours à la facture proforma ?

Pour clarifier une offre commerciale

La facture proforma sert à formaliser une offre commerciale dans le but de convaincre un prospect de passer commande ou de signer un contrat. Elle récapitule dans le détail les conditions proposées par le vendeur pour donner à l’acheteur une vue globale de la transaction avant de s’engager. La proforma peut constituer ainsi une base de négociation entre les deux parties.

Bon à savoir : Si vous souhaitez sécuriser une transaction avec un nouveau client, vous pouvez poser vos conditions dans une proforma et demander un paiement anticipé avant travaux. Vous pourrez transmettre la facture définitive plus tard une fois le chantier terminé.

Pour effectuer des formalités douanières

La facture proforma est très souvent utilisée dans le cadre de transactions internationales. Elle sert par exemple de document préliminaire pour anticiper les formalités douanières, lorsque la facture définitive n’est pas encore émise. La facture proforma permet aussi d’estimer le montant des droits de douane à acquitter lors d’une importation, ou encore d’obtenir une autorisation d’exporter ou d’importer.

Pour demander un financement

La proforma est parfois exigée par les banques pour étudier les conditions d’un emprunt.
Si vous avez besoin de financer un chantier ou d’acheter du gros matériel, vous pouvez fournir des factures proforma qui permettront au banquier de mieux visualiser les contours de votre projet et d’évaluer le risque lié à votre demande de crédit. L’établissement bancaire aura ainsi toutes les informations nécessaires pour vous proposer le chiffrage le plus juste.

Comment établir une facture proforma ?

Facture proforma : les mentions à indiquer

Il n’y a pas de format obligatoire à suivre pour créer une facture proforma. L’idéal est de l’établir sur le même modèle qu’une facture classique. La mention « facture proforma » doit bien apparaître sur le document pour éviter les confusions.

Voici une liste des autres mentions à faire figurer :

• les coordonnées du vendeur et de l’acheteur potentiel ;
• la date ;
• le détail de la prestation de services ou de la vente de marchandises ;
• les conditions de livraison ;
• les quantités, prix unitaires et prix totaux ;
• les montants hors taxe et TTC ;
• le taux de TVA applicable ;
• le mode de règlement ;
• les délais de règlement (à titre d’information seulement) ;
• les éventuelles clauses particulières.

Il est conseillé d’envoyer les conditions générales de vente du fournisseur avec la proforma pour transmettre à l’acheteur tous les éléments utiles à la prise de décision.

Modèle de proforma

Logiciel dédié aux professionnels du bâtiment, Batappli vous propose de télécharger un modèle de facture proforma !

Télécharger le modèle

Comment transformer une facture proforma en facture définitive ?

Avant de convertir une facture proforma en facture définitive, vous devez vérifier si les conditions de l’offre sont toujours d’actualité. S’il y a eu des négociations entre les parties, il faut d’abord mettre à jour le document.

Ensuite, il y a quelques modifications à prévoir :

• enlever la mention « facture proforma » et la remplacer par « facture » ;
• attribuer un numéro unique à votre facture finale en suivant votre système de numérotation interne ;
• modifier la date ;
• ajouter les mentions légales si elles n’ont pas été précisées dans la proforma (montant des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement, etc.) ;
• indiquer les numéros de TVA du fournisseur et de l’acheteur le cas échéant ;
• préciser vos coordonnées bancaires.

Avec le logiciel de facturation Batappli, vous pouvez créer facilement des factures proforma provisoires, puis les transformer en factures définitives en un clic.

Batappli guide les artisans et les entreprises du BTP dans leur gestion administrative quotidienne.

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