Comment relancer les factures de travaux impayées ?

Anticiper avec un devis bien ficelé

Fléaux pour la santé financière d’une entreprise, les retards de paiement ou les impayés restent une préoccupation majeure pour les artisans du BTP.

Un devis signé engageant les deux parties, une mention de pénalités de retard spécifiée dans les conditions générales de vente peut être très dissuasive. Mais cette mention doit être clairement identifiée, en indiquant le taux d’intérêt légal en vigueur en 2022 ainsi que le montant de la pénalité applicable dès le premier jour de retard de paiement. Le principe est simple : en cas de dépassement de la date d’échéance du paiement, des intérêts sont calculés sur le montant dû.

Exemple :

Date limite de règlement 22/04/2022

Pénalités de retard exigibles à partir du 23/04/2022

Taux: 10% (par exemple) au max 3 fois le taux d’intérêt légal

Indemnité forfaitaire de recouvrement: 40€ exigible à compter du 23/04/2022

Escompte: néant

Demander un acompte

Demander un acompte est courant et nécessaire pour l’achat des fournitures et l’engagement de dépenses liées aux travaux. Il prouve le sérieux de l’artisan mais aussi l’engagement du client. Cet acompte doit être mentionné sur le devis. Une facture d’acompte est établie (la loi l’exige).

Une assurance : seulement pour les très gros chantiers

En cas de chantier pour un professionnel, le premier reflexe est de s’assurer de sa solvabilité. Quelques minutes de recherche sur internet suffisent.

Des assurances peuvent être souscrites pour se protéger des impayés mais elles ne concernent que les très gros chantiers : elles sont coûteuses et les primes ont un montant important. Il est également possible de souscrire une assurance-crédit mais là encore les coûts sont importants.

Transmettre la facture en temps et heure

Lorsque l’artisan mène de front plusieurs interventions peu couteuses (jusqu’à 300 €), il peut être tenté, avec ses journées à rallonge, de procrastiner et d’oublier de facturer. Mais en réalité, toutes ces sommes additionnées ont un impact direct sur la trésorerie. Si la loi accorde un délai de 15 jours, après la livraison du produit ou de la prestation, pour facturer, il est prouvé que plus la facture est transmise rapidement, plus le client sera réactif pour payer.

Pourquoi faire des relances

Il n’y a aucune raison pour qu’une facture ne soit pas payée si le travail a été fait avec sérieux. La relance n’est pas une gestion de mauvais payeurs, elle permet simplement de ne pas oublier les encaissements à faire.

Dans 99% des cas, un simple coup de fil, un mail ou un sms suffisent à débloquer la situation. Mais encore faut-il se souvenir des dates d’échéance et de retard de paiement… Utiliser un outil informatique dans la gestion du quotidien est très pratique. Ainsi, des alertes sur Batappli et Batappli mobile permettent de rappeler les encaissements à effectuer et de relancer en temps et heure le client. L’application permet aussi d’avoir plusieurs niveaux de relance, qui vont du simple rappel à la mise en demeure.

Comment faire ses relances

Garder les meilleures relations avec un client est primordial pour pouvoir continuer à collaborer avec lui.  Mais le client est tenu de payer la facture dans le délai convenu, que ce soit dès réception de la facture ou après 15 jours.

Qu’elle se fasse par mail, sms ou téléphone, la relance doit comporter la référence de la facture, son montant, le déjà payé et le reste dû. Batappli propose par défaut un modèle de relance de courrier prêt à l’utilisation. Le courrier, une fois créé, est renseigné automatiquement sur Batappli avec les informations complètes (montant total, acompte, déjà payé, reste dû etc..). Utilisez Batappli pour réaliser vos relances d’impayés automatiquement !

Procédure de règlement à l’amiable

Si après la seconde relance, le créancier ne donne toujours pas de nouvelles, avant d’attaquer des procédures lourdes pour les deux parties, il reste un recours : la procédure à l’amiable.

Avec une lettre type de Batappli, il s’agit d’expliquer une dernière fois au client que, sans action de sa part, l’artisan se verra dans l’obligation d’engager une procédure judiciaire. La lettre, envoyée en recommandé, permet de formaliser les échanges précédents et prouve, le cas échéant, que l’artisan a tenté de trouver une conciliation pour se faire payer.

Mise en demeure

Les trois relances automatiques n’ont eu aucun effet sur le client, il faut donc pas à la vitesse supérieure, malheureusement plus conflictuelle : la mise en demeure.

Là encore Batappli gère l’impression de la mise en demeure, avec un courrier type à envoyer en recommandé avec AR.

Le courrier doit être daté et il indique les nouveaux délai de paiement qui sont en général d’une à deux semaines.

Au delà de cette mise en demeure, on parle de contentieux. Mais c’est l’escalade juridique et les moyens sont en général disproportionnés par rapport aux sommes à récupérer.

Avant d’en arriver là, des relances cordiales et un suivi de facture rigoureux doivent résoudre bien des problèmes.