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 Le blog du logiciel bâtiment

Gestion bâtiment
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Comparatif Excel / logiciel bâtiment

17 octobre 2013
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Comme nous l'avons vu précédemment faire ses devis avec Excel est vraiment pratique. Mais après les devis, pour :

  • le suivi des devis et chantiers
  • l'historique client
  • la facturation
  • etc.

Excel ne sait plus faire. On ne peut pas le lui reprocher : il n'est tout simplement pas conçu ça.

C'est bien pour cette raison que des logiciels de gestion métier comme Batappli existent.

Comparons dans les grandes lignes Excel et le logiciel de devis/facture bâtiment Batappli.

 

Création des devis

FonctionnalitésExcelBatappli
Facilité de prise en main Très simple, on est libre. Batappli propose une interface colorée facile à prendre en main et fournit un cadre à la rédaction des devis.
Saisie multiple A chaque devis on saisit tout. On enrichit la bibliothèque de Batappli avec ses produits/prestations (libellé, tarif, détails). Il ne reste qu'à les rependre à chaque nouveau devis.
Saisie du client A chaque devis on saisit les informations du client (nom, adresse, téléphone, email...). On crée une fois, une fiche par client. Chaque devis est lié à une fiche. Chaque client n'est saisi qu'une seule fois.
Chiffrage On fait correspondre le libellé des prestations avec le prix qu'on chiffre. On utilise la bibliothèque de tarifs métier fournie avec Batappli comme base de chiffrage. On a directement les prix, les durées de main s'oeuvre et le détail des prestations.
Calcul On crée soit même ses formules pour calculer les totaux, la TVA, les remises... Batappli fait tous seul les calculs des remises par ligne, remises en pied de page, TVA dans un document multi-TVA etc.
Numérotation des devis On ouvre le dernier devis créé dans Excel (si on s'en rappelle) pour connaître le dernier numéro utilisé. On crée ensuite un nouveau devis. Batappli numérote directement le nouveau devis.

 

Suivi des devis

FonctionnalitésExcelBatappli
On a passé du temps à faire des devis on veut relancer ses devis. On a en tête les devis qu'on a créé récemment, on ouvre les fichiers et on rappelle les clients. Batappli dresse automatiquement la liste des devis à relancer. On envoie des courriers ou des sms automatiquement. On peut bien sûr appeler en consultant les fiches clients d'un simple clic et conserver un compte rendu de l'appel.
On a plusieurs devis acceptés on veut choisir par lequel attaquer. On ouvre les devis un par un et on les compare. Batappli affiche automatiquement la liste des devis à commencer avec récapitulatif du temps de main d'oeuvre et de la marge dégagée.

 

Facturation, situations et impayés

FonctionnalitésExcelBatappli
Création d'une facture On ouvre le devis dans Excel et on l'enregistre dans un autre fichier pour en faire une facture. Il faut ensuite modifier le document pour ajouter les informations légales (numéro unique de facture etc.). On clique sur le bouton "Convertir en facture" et on imprime/envoie par email. C'est automatique.
Suivi des impayés On crée un fichier Excel avec les factures émises et les paiements reçus. Dans chaque facture on saisie de quelle manière et à quelle(s) date(s) le client va nous régler. Batappli affiche ensuite la liste des impayés toutes factures confondues. Batappli peut aussi nous alerter automatiquement en cas d'impayé si on le souhaite.
Le maître d'oeuvre nous demande des situations détaillées poste par poste En partant du devis, on fait les calculs avec sa calculatrice ou avec les formules d'Excel en fonction de l'avancement des travaux. Et on recommence pour la situation 2 et ainsi de suite. On crée une situation sur le devis et on saisit ses pourcentages d'avancement. Même choses pour les situations suivantes. Tout est automatique.
Suivi de la facturation J'ai des chantiers qui sont terminés, je reprends les fichiers Excel des devis et je cherche les factures correspondantes pour voir si j'ai oublié d'en éditer quelques unes. J'utilise le module de "conversion" de Batappli pour lister tous les devis acceptés non convertis en facture.

 

Suivi des clients

FonctionnalitésExcelBatappli
On veut connaître l'historique d'un client Si on a bien rangé ses fichiers Excel on peut les ouvrir un par un et regarder l'historique. S'ils ne sont pas bien classés c'est compliqué.... On va dans le dossier client de Batappli, tous les documents du client sont regroupés (devis, facture...).
On se demande quelle est l'évolution du chiffre d'affaire d'un client On se promène parmi tous ses fichiers Excel avec sa calculette. Batappli affiche dans le dossier d'un client l'évolution de son chiffre d'affaire.

 

Gestion d'entreprise

FonctionnalitésExcelBatappli
Je veux connaître mon chiffre d'affaire Je fais à la main la somme de mes fichiers Excel. Je vais dans le tableau de bord de Batappli consulter mon chiffre d'affaire.
Je ne sais pas comment réaliser une opération de gestion Je cherche sur Internet, je demande à un ami. J'appelle le support technique de Batappli. Des spécialistes basés en France répondent rapidement à mes questions.
Nous travaillons à plusieurs Je partage mes fichiers Excel avec mes collègues. Batappli sait travailler sur plusieurs ordinateurs en même temps. Tout est disponible tout de suite sur tous les ordinateurs de mon entreprise.
Je travaille à distance J'échange mes fichiers Excel par mail avec mes collègues. J'utilise la synchronisation pour que plusieurs Batappli mettent en commun leurs documents entre ordinateurs distants.

 

Conclusion

On pourrait continuer longtemps et parler aussi des contrats d'entretien, des plannings des employés et sous-traitants... Ou bien se demander comment comparer son chiffre d'affaire de l'année en cours avec celui de l'année précédente... Et ainsi de suite.

On voit tout de suite que les outils mis en place par un logiciel bâtiment comme Batappli sont autrement plus riches et pratiques que le travail sous Excel. Dès qu'on veut brasser plusieurs informations rapidement Excel ne suit plus. Il faut un véritable outil de gestion.

Utiliser Batappli ce n'est pas pour les grosses entreprises. Batappli c'est pour les entrepreneurs et artisans du bâtiment qui veulent gagner du temps, se consacrer à leur métier et ne pas passer leurs soirées et leurs dimanches devant leur ordinateur.

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