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Marc l'artisan
17 juillet 2020

bonnes vacances

Voilà l’été, toujours l’été

«Voilà l’été, toujours l’été» chantaient en 1989 Les Négresses Vertes. Un tube que fredonnent aujourd’hui nombre d’entrepreneurs s’apprêtant à basculer en mode «Off» pour plusieurs jours, voire semaines.

Mais avant de fermer vos valises, avez-vous bouclé vos dossiers importants et organisé correctement votre rentrée ?

Envoyer des relances

Si certaines choses peuvent attendre votre reprise, d’autres doivent être réglées avant de partir. Il s’agira notamment d’avoir envoyé tous vos devis, confirmé les dates de vos chantiers dès votre retour et surtout d’avoir effectué les relances des factures impayées.

Pour cela, utilisez les tableaux de bords dans Batappli. Ils vous permettront de visualiser l’état des lieux sur votre période d’absence et d’envoyer automatiquement le courrier (que vous avez préalablement créé) ou bien un SMS, s’il vous reste suffisamment de crédit (que vous pouvez renouveler à tout moment auprès de SMSmode en passant par la rubrique outils de Batappli).

relance impayés et impression liste

Réaliser une sauvegarde

sauvgarde donnees avant vacancesCôté informatique, nous vous invitons à réaliser une copie de vos disques durs et pour vos données Batappli : pensez à les sauvegarder à distance en vous rapprochant de notre Service Clients ! Vous pouvez également créer un message d’absence qui informera automatiquement ceux qui vous adressent un email. 
Sachez que les paramètres de votre messagerie électronique vous permettent de choisir ceux à qui vous voulez envoyer un message, par exemple si leur email comporte en objet «demande d’informations» ou «devis».

 

Penser aux chantiers programmés...

tableau de bordVos tableaux de bord vous permettent aussi de vérifier que vous n’aviez pas programmé de chantier à commencer avant de connaitre vos dates de vacances... Et si vous sentez que vous serez dans l’impossibilité de boucler tous vos chantiers dans le sprint final : avertissez au plus tôt vos interlocuteurs !

 

... et aux échéances fournisseurs

Nos conseils valent aussi pour vos propres échéances vis-à-vis de vos fournisseurs et surtout de l’administration, notamment l’Urssaf qui au grand regret de beaucoup part rarement en vacances... Prévoyez notamment que vos prélèvements obligatoires puissent être réalisés sans faire basculer vos comptes dans le rouge.

Un oeil du côté des commandes fournisseur

Même si vous en êtes plus à rêver au sable entre vos orteils : faites votre état de vos stocks. Envoyez sans attendre vos commandes qui permettront de redémarrer sans attendre LA pièce cruciale. De même établissez votre liste de course de matériels et matériaux à acheter dès votre reprise.
Pensez aussi que ce mois d’août est traditionnellement celui où le plus d’entreprises ferment leurs portes pour les congés annuels. Si cela est votre cas, c’est probablement aussi celui de vos fournisseurs : passez leur un coup de fil pour connaître leurs dates et surtout vérifier les délais de fabrication ou d’expédition de vos commandes et s’ils confirment bien vos livraisons et lieux de livraison de la rentrée !

gestion stock et liste

Du rangement s'impose au local et à domicile

maison webDans votre entrepôt, nous vous conseillerons de vider les réservoirs de vos machines, de mettre à l’abri les papiers de vos véhicules bien loin des boites à gants et des pare-soleils et d’éviter de laisser les clefs du tractopelle sous le siège...
Faites le tour de votre cour pour en vérifier le côté «hermétique» et prévenir toute chute intempestive de matériel ou matériaux en cas de gros vent. Pensez à ranger en armoire forte vos équipements sensibles, notamment électroportatifs. Enfin, vérifiez les piles et fonctionnements de vos détecteurs et autres alarmes et que tous vos bidons de produits toxiques ou explosifs sont à l’abri de tout risque d’échauffement, d’évaporation ou d’inondation...

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre assureur afin qu’il vous prodigue plus de conseils en vue de prévenir tout risque de vol ou d’accident. De même, pensez que certains commissariats de police ou brigades de gendarmerie organisent des rondes de vigilance durant l’été : n’oubliez pas de les sensibiliser à votre fermeture annuelle. Tout comme vos voisins, à qui vous confierez votre numéro de portable, s’ils ne partent pas aussi...

Voilà. Comme à votre domicile avant de prendre la route, faites un dernier tour de vos bureaux pour éteindre ou débrancher ce qui n’est pas essentiel (et au passage faire quelques économies d’électricité) et enfin vérifier que portes, fenêtres et volets sont bien clos. Bonne vacances !