Gestion bâtiment

Marc l'artisan

Le devis, un premier rendez-vous

Et si le business était aussi une question de séduction et de présentation ? Prenez l’exemple d’un premier rendez-vous : tout le monde se met à son avantage avec une tenue et une coiffure réfléchies, parfois même un parfum ravageur. Pensez que l’envoi de votre devis, c’est votre premier rendez-vous ! Et vu que vous demandez à votre conquête de payer la note, autant que votre devis soit le plus sexy… Ainsi, avec Batappli, vous aurez tout ce qu’il faut, là où il faut !

D’emblée, il faut rappeler qu’il est possible de récupérer dans Batappli les données de son ancien logiciel, si cette solution propose un export vers Excel. Ainsi, vous ne perdez pas votre base clients ni votre base articles. Dès leur intégration dans Batappli, vous serez immédiatement en mesure d’intervenir à nouveau sur ces données, les modifier et les enrichir selon vos besoins. Bien sûr, vos documents conservent toute la légalité exigée : Batappli organise et gère la numérotation de vos documents en offrant plusieurs formats de numérotation. En cas de changement de logiciel, vous poursuivrez ainsi votre numérotation, par exemple de factures, sans repartir à zéro.

Une sélection de modèles

Ensuite, Batappli vous propose une sélection de modèles de documents, de devis et de factures, qui vous servent à démarrer votre travail le plus rapidement et le plus efficacement possible. Comme vous le verrez ci-dessous, ces modèles peuvent être modifiés, personnalisés ou bien remplacés par d’autres en étant créés par vos soins ou par l’équipe de Batappli. Quoiqu’il en soit l’utilisation de cette palette de documents est un moyen de gagner un temps considérable dans la réalisation et la remise de vos éléments, devis ou factures. En cas d’utilisateurs multiples dans votre organisation, cette standardisation est un gage de gain de temps considérable. En outre, nous l’avons dit, côté clients : une présentation soignée reste synonyme de qualité, de distinction et de sérieux !

D'autres modèles inclus

Par ailleurs, le logiciel inclut différents modèles de courriers généralement adressés en complément de vos documents, par exemple un modèle d’attestation de TVA ou bien une relance d’impayé. Sachez qu’il est très facile de créer autant de documents que nécessaire pour appuyer sa correspondance administrative ou commerciale. Ils serviront aussi à distinguer une activité par rapport à une autre, par exemple en utilisant des fonds de page distincts. Chaque document peut aussi être complété, avec la fonction « courrier lié », par la génération et l’envoi automatique d’un courrier d’accompagnement, voire par la génération d’un e-mail si le document est adressé sous la forme d’un PDF par voie électronique. L’insertion de différentes variables déjà paramétrées dans les mises en page facilitera l’ajout automatique du nom de votre interlocuteur, de son adresse ou bien de la localisation du chantier concerné. Et pourquoi pas, réaliser ainsi facilement vos courriers de vœux en fin d’année ?

Une présentation extrêmement personnalisable

Batappli propose un service optionnel de graphistes/designer. Ces spécialistes réalisent avec vous des modèles de mise en page de documents, à la fois professionnels et personnalisés. Ce service s’étend même à la création d’un logo adapté à votre activité et bien évidemment à votre image ! Avec les graphistes Batappli vous êtes sûr d’avoir une mise à page qui ne ressemble à aucune autre afin de vous démarquer de vos concurrents.

Au quotidien, via le menu « outils », un éditeur d’état permet de créer ou de modifier n’importe quel document. Cela sert par exemple à intervenir sur le bas de page d’un document, par exemple pour ajouter des nouvelles mentions légales obligatoires ou préciser un nouveau numéro de téléphone ou bien l’url de son site Internet. Plus classiquement, des fonctions « texte » ou « image » servent à insérer un pavé de texte, une photo, un schéma ou un dessin entre les lignes d’un devis. À ce titre, signalons que l’application Batappli Mobile offre un éditeur de photo : l’utilisateur prend par exemple une photo du chantier et ajoute des annotations directement sur cette photo. Il peut ensuite l’intégrer à son offre.

Organiser sa mise en page par lots

Une autre possibilité consiste à organiser sa mise en page par lots avec sous totaux et des titres bien lisibles. Cela permet de distinguer différents travaux, pouvant par exemple être des options ou des variables à suggérer au client. Notez que tout ce qui se voit sur la version finale, imprimée, peut-être aussi masqué à l’impression. Ainsi, les utilisateurs de Batappli peuvent travailler avec des colonnes, des détails de prix ou de quantité, sans que ces détails ne soient communiqués au client ou au prospect.

Enfin, sur tous les documents de Batappli, l’utilisateur peut ajouter des champs sous plusieurs formes afin de préciser des informations ou qualifier ses documents. Ensuite, il réalisera des extractions de ces données afin de les trier et de les analyser. Grâce à cela, il devient facile d’établir des statistiques ou de relancer des prospects. Une autre preuve de l’importance d’une mise en page réfléchie dans et avec Batappli !

Pour toute précision, notamment sur le service de réalisation de modèles de documents sur mesure, contactez le Service Clients Batappli au 04 99 13 32 00.