Gestion des droits, restreindre l'accès des utilisateurs aux informations de l'entreprise

Je souhaite par exemple que mon employé puisse créer des devis mais je ne souhaite pas qu'il puisse consulter les factures.

Création de l'utilisateur par défaut

Sur la page d'accueil de Batappli cliquez sur "Outils" :

Puis sur "Utilisateurs" :

Cliquez sur "Oui" :

La fenêtre des gestion des utilisateurs s'affiche alors :

Cliquez sur "Créer un nouvel utilisateur" :

Batappli propose de créer un utilisateur par défaut :

Cet utilisateur aura accès à la totalité de Batappli. Vous pouvez bien sûr modifier son nom, son prénom, son nom d'utilisateur etc. Le contenu de la zone de saisie libellée "utilisateur" sera le nom à saisir au lancement de Batappli.

Nous vous conseillons fortement de définir un mot de passe de votre choix pour cet utilisateur :

Cliquez sur "Sortir" et validez par "Oui" le message de confirmation.

La liste des utilisateurs s'affiche alors :

Un utilisateur de ce type (avec tous les droits) est souvent appelé "administrateur". Il est important d'en avoir toujours un : cet utilisateur vous permettra d'accéder à la totalité de Batappli, de gérer vos utilisateurs, d'en créer de nouveaux...

Nous vous invitons à toujours conserver cet utilisateur ou au moins un utilisateur qui a les droits "Accès au menu outils" et "Accès à la gestion des droits" afin de toujours pouvoir configurer vos utilisateurs.

Exemple de création de l'utilisateur pour l'employé qui ne rédige que des devis

Cliquez à nouveau sur le bouton "Créer un nouvel utilisateur", renseignez les champs "Description de l'utilisateur" en fonction de votre employé.

Nous allons maintenant activer les droits nécessaires à cet utilisateur. Pour ce faire il faut cocher certaines cases dans la zone "Liste des droits" pour autoriser les fonctionnalités que l'on souhaite.

Pour que cet utilisateur puisse créer un devis, il va être nécessaire qu'il puisse aussi consulter les clients (on ne peut pas enregistrer de devis sans choisir un client) mais aussi consulter les articles et les ouvrages afin de pouvoir les ajouter au devis.

Cochez les cases :

- "Liste des clients" pour afficher la liste des clients

- "Visualiser un client" pour afficher la fiche d'un client (sans pouvoir la modifier)

De même ajoutez l'accès aux articles et aux ouvrages :

Et enfin, la possibilité de créer des devis et de les modifier :

Cliquez sur "Sortir" et validez l'enregistrement de l'utilisateur. Vous avez désormais deux utilisateurs :

Vous pouvez relancer Batappli.

Lancement de Batappli en choisissant un utilisateur

Désormais, au lancement de Batappli vous pouvez choisir votre utilisateur :

Dans la liste déroulante "Nom d'utilisateur" sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez utiliser. Saisissez son mot de passe dans la zone "Mot de passe" et cliquez sur "Valider" :

Cet utilisateur qui a des droits restreints peut donc :

- consulter les clients

- consulter les articles et les ouvrages

- créer et modifier les devis

S'il tente d'accéder à un module auquel il n'a pas droit, Batappli affichera ce message:

Vous pouvez bien sûr compléter les droits de cet utilisateur pour qu'il puisse, par exemple :

- créer et modifier des clients

- créer et modifier des articles et des ouvrages

- convertir des devis en facture ou en bon de livraison

- etc.

Vous pouvez aussi créer autant d'utilisateurs que vous le souhaitez, par exemple, un utilisateur pour chaque personne qui utilise Batappli.

Vous pouvez ainsi limiter l'accès aux informations contenues dans Batappli en fonction des tâches de chacun :

- gestion des articles / ouvrages

- facturation

- gestion du stock

- réalisation de courriers

- gestion et relance des contrats d'entretien

- analyse de l'activité de votre entreprise

- modification de la configuration de Batappli

- etc.

Création d'un groupe d'utilisateurs

Plutôt que de créer des droits identiques pour plusieurs utilisateurs, il est possible de définir des droits sur un groupe et de lier plusieurs utilisateurs à ce groupe. Chaque modification ultérieure des droits du groupe s'appliquera automatiquement aux utilisateurs du groupe.

Cela simplifie grandement la gestion des droits.

Pour créer un groupe d'utilisateurs, rendez-vous dans la gestion des droits et cliquez sur :

L'interface de saisie d'un groupe reprend le principe de l'interface de saisie d'un utilisateur :

Saisissez un nom pour le groupe et définissez les droits comme vous le souhaitez. Vous pouvez reprendre les droits de l'utilisateur créé précédemment avec le bouton :

Enregistrez le groupe et rendez-vous dans la fiche d'un utilisateur, vous pouvez choisir le groupé créé :

Il reste tout de même possible, pour un utilisateur, de forcer des droits à des valeurs différentes de ceux du groupe. Par exemple, dans le groupe que nous venons de créer, aucun utilisateur n'a les droits de "Visualiser les devis d'un autre interlocuteur" et "Modifier un devis d'un autre interlocuteur". Mais on peut ajouter ces droits à un des utilisateurs du groupe pour qu'il puisse corriger un devis lorsqu'un de ses collaborateurs est en congés.

Les droits redéfinis pour l'utilisateur et qui viennent écraser les droits du groupe sont mis en évidence en orange. Les droits hérités du groupe s'affichent en gris :

Liaison entre en utilisateur et un contact

Dans la fiche d'un utilisateur, vous pouvez lier l'utilisateur à un contact :

Lorsque cet utilisateur créera un document, l'interlocuteur sera saisi automatiquement :

Changement d'utilisateur sans relancer Batappli

Si vous souhaitez changer d'utilisateur, vous n'êtes pas obligé de relancer Batappli. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur le bouton "Outils", deux boutons s'affichent alors pour accéder au menu "Outils" mais aussi pour changer rapidement d'utilisateur :