Comment classer mes devis avec la personnalisation des états ?
Classez vos devis en créant de nouveaux états qui viendront s'ajouter aux déjà existants : devis actifs, devis acceptés, devis transmis, devis en attente et devis annulés.
Pour structurer vos devis de manière optimale dès leur création, appuyez-vous sur notre guide complet dédié aux devis dans le bâtiment.
Différencier / Trier / Classer comment afficher seuls les devis qui m'intéressent ?
Vous souhaitez personnaliser votre gestion des devis bâtiment pour :
- différencier les devis commencés des devis prêts à être transmis aux clients
- différencier les raisons évoquées par vos clients pour refuser vos devis
- visualiser simplement les devis qui ne sont pas terminés
- etc.
Utiliser les états prédéfinis pour classer vos devis :
- Les devis acceptés sont les devis transmis à des clients qui ont accepté vos propositions
- Les devis transmis ont simplement été transmis aux clients concernés (par courrier papier, email...)
- Les devis en attente n'ont pas reçu de réponse (positive ou négative) de la part des clients
- Les devis annulés n'ont pas intéressé vos clients qui vous l'ont clairement dit
- Les devis actifs sont tous les devis qui ne sont pas annulés (donc les devis en attente, transmis ou acceptés)
Pensez également à archiver automatiquement vos devis et factures pour conserver un historique fiable à chaque étape.
Créer des états plus personnalisés, pour votre activité ?
Rendez-vous dans le menu "Outils" depuis l'écran d'accueil de Batappli :
Puis dans l'onglet de classement des documents :
Vous pouvez y saisir des états personnalisés pour vos devis :
Cliquez sur :
Choisissez pour quel type de document vous souhaitez créer un état personnalisé :
Lors de la saisie d'un nouvel état :
Il est important de saisir :
- le libellé de l'état (qui sera repris dans l'interface de Batappli)
- à quel état par défaut le nouvel état correspond (pour que Batappli sache si le devis est à relancer par exemple)
- une abréviation qui sera reprise dans les listes de devis
Choix d'un état personnalisé lors de la saisie d'un devis :
Exemple d'abréviation d'un état personnalisé "A finaliser" que l'on a choisi d'abréger en "Fi" dans la liste des devis :
Et pour aller encore plus loin, vous pouvez créer un devis à partir d’un modèle type, afin de gagner du temps tout en standardisant vos documents selon vos process.
Les états personnalisés des devis sont bien sûr pris en compte :
- dans le suivi des devis à relancer et des chantiers à commencer
- pour filtrer l'impression du journal des devis
- dans les analyses du tableau de bord
- dans les critères du publipostage
Et si vous souhaitez garder une trace ou un justificatif annexe avec chaque devis, pensez à associer des documents complémentaires à vos devis.
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